Falsch gepflegte Daten im Amazon-Seller-Account: Konto­sper­rung droht

Eine Konto­sper­rung ist für Amazon-Seller ein wahrer Alptraum. Schon falsch gepflegte Daten im Seller-Account führen dazu. Wie ihr dies verhin­dert, erfahrt ihr hier.

Warum nutzt Amazon die Sper­rung oder Deak­ti­vie­rung von Seller-Konten?

Der Versand­riese fährt eine Null­to­le­ranz­po­litik bei der Nicht­ein­hal­tung der haus­ei­genen Richt­li­nien. Verstoßt ihr als Seller dagegen und nimmt Amazon diesen Sach­ver­halt über ihre Algo­rithmen wahr oder es besteht ledig­lich der Verdacht, kann im schlimmsten Fall eine Sper­rung oder Deak­ti­vie­rung eures Verkaufs­kontos drohen. Doch Amazon nutzt dieses Vehikel nicht aus reiner Willkür, sondern kommt damit seiner Kontroll­pflicht nach und sichert sich so vor mögli­chen recht­li­chen Konse­quenzen früh­zeitig ab.

Aus welchen Gründen kann Amazon mein Seller-Konto sperren?

Wie oben bereits erwähnt, folgt eine Sper­rung oft bei Nicht­ein­hal­tung von Amazon-spezi­fi­schen Richt­li­nien. Schaut man sich zudem in den zahl­rei­chen Seller-Foren um, können auch Themen wie die Gefähr­dung der Kunden­zu­frie­den­heit, Zahlungs­rück­stände, verdäch­tige Aktionen und mehr Gründe für eine mögliche Konten­sper­rung sein.

Doch in diesem Beitrag beschäf­tigen wir uns aller­dings mit einem anderen, weniger promi­nenten Thema, das Amazon als Grund­lage einer Konto­sper­rung anführt: mangelnde Einheit­lich­keit von Daten zwischen eurem Amazon-Seller-Account und den Daten, die beim jewei­ligen Finanzamt gepflegt sind. Das ist vor allem für euch rele­vant, wenn ihr eure Waren im Ausland lagert und aufgrund dessen in den jewei­ligen Ländern steu­er­lich regis­triert seid.

Wie kommt es zu einer mangelnden Daten-Einheit­lich­keit?

Die von Amazon einge­setzten Algo­rithmen werten die Daten der VIES (Vali­die­rung der Mehr­wert­steuer-Nummer in der EU) aus und verglei­chen diese mit denen von euch im Seller-Account gepflegten Daten. Fällt dem Algo­rithmus eine Abwei­chung auf, schlägt dieser Alarm – dafür reicht bereits, neben grund­le­gend falschen Angaben, eine abwei­chende Schreib­weise oder ein Tipp­fehler aus.

Diese Unstim­mig­keiten können im Worst Case eine Konten­sper­rung zur Folge haben und euer Geschäfts­ge­baren unnötig verkom­pli­zieren. Doch damit ihr davon verschont bleibt und eurem Geschäft unge­stört nach­gehen könnt, haben wir einige Tipps für euch zusam­men­ge­stellt, die ihr unbe­dingt beachten solltet, um korrekt gepflegte Daten bei der VIES sowie im eigenen Seller-Account sicher­zu­stellen.

Woher nimmt VIES meine umsatz­steu­er­li­chen Daten?

Bei VIES handelt es sich um die Vali­die­rung der Mehr­wert­steuer-Nummer in der EU, die von der Euro­päi­schen Kommis­sion einge­führt wurde. Dort finden sich zusam­men­ge­tragen alle Daten der Finanz­ämter Europas, sprich die von euch oder euren Dienst­leis­tern bei der umsatz­steu­er­li­chen Regis­trie­rung ange­ge­benen Daten an die jewei­ligen Finanz­ämter. VIES ist ein öffent­li­ches Portal, in dem ihr durch die Eingabe der jewei­ligen USt-ID Einblick in eure länder­spe­zi­fi­schen Daten habt. Probiert es gern aus mit Klick auf den folgenden Link: Vies on-the-Web – Euro­pean Commis­sion.

Wie verhin­dere ich eine Konto­sper­rung aufgrund mangelnder Daten-Einheit­lich­keit?

An dieser Stelle können wir euch einige Tipps mitgeben, die aufgrund der Häufig­keit ihres Nicht­ein­hal­tens genannt werden müssen. Macht euch an dieser Stelle bewusst, dass die Verant­wor­tung für die Korrekt­heit von Daten im Seller-Account bei euch liegt und von euch gepflegt werden muss.

Einer der häufigsten Gründe, warum eine mangelnde Daten-Einheit­lich­keit besteht, ist, dass vergessen wird, eine (Adress-)Änderungen mitzu­teilen. Sollte sich eure Anschrift, eure Firmie­rung oder ähnli­ches ändern, vergesst nicht, diese Dinge euren Dienst­leister wissen zu lassen, damit dieser die nötigen Ände­rungen an das Finanzamt weiter­gibt. Die Ände­rungen im Seller-Account müsst ihr pflegen.

Ein weiterer Tipp: Tragt bei eurem Namen im Seller-Account tatsäch­lich auch euren recht­lich rich­tigen Namen ein und keinen ausge­dachten Firmen­namen. Das richtet sich vor allem an Einzel­un­ter­nehmer, die beim Finanzamt auf ihren Namen regis­triert werden. Ein ausge­dachter Firmen­name ist für Einzel­un­ter­nehmer recht­lich nicht bindend und führt direkt zu Abwei­chungen bei euren Stamm­daten.

Doch bevor Amazon zu einer Sper­rung oder Deak­ti­vie­rung eures Kontos greift, besteht der erste Schritt in der Regel darin, auf eine Daten-Unstim­mig­keit mit einer Mail hinzu­weisen. Die mögliche Diskre­panz zwischen den Quellen des Seller-Accounts und der VIES wird benannt, samt zu unter­neh­menden Schritten, wie ihr diese wieder behebt.

Um euch an dieser Stelle ein aktu­elles Beispiel zu nennen: Immer wieder kommt es gerade bei Sellern, die sich in Italien regis­triert haben, dazu, dass Amazon eine falsche Adresse anmerkt. Doch wie kann das sein? In Italien regis­triert euch das dortige Finanzamt nämlich auf eine einheit­liche italie­ni­sche Adresse, stell­ver­tre­tend dafür, dass ihr dort nicht wirk­lich ansässig seid. Da diese natür­lich nicht mit eurer im Seller-Account hinter­legten Adresse über­ein­stimmt, schlagen Amazons Algo­rithmen Alarm und Mails mit der Bitte um Adress­än­de­rung in eurem Account machen die Runde. Wie löst ihr diese Proble­matik nun? Geht dafür in den Dialog mit Amazon (oder direkt mit eurem Account-Manager) und legt dort das USt-ID-Ertei­lungs­schreiben vor, dass ihr vom italie­ni­schen Finanzamt erhalten habt. Dort ist die beim Finanzamt hinter­legte Adresse ersicht­lich.

Was soll ich tun, wenn mein Konto aufgrund mangelnder Daten-Einheit­lich­keit doch gesperrt wurde?

Zual­ler­erst besorgt ihr euch einen Nach­weis der bei VIES hinter­legten Daten. Das könnt ihr ganz einfach tun, indem ihr eure USt-ID im Portal der VIES eingebt. Fertigt am besten einen Screen­shot der Daten an und setzt euch mit Amazon (Account-Manager) in Verbin­dung. Habt ihr das USt-ID-Ertei­lungs­schreiben noch griff­be­reit? Dann könnt ihr dies eben­falls nutzen. Sollte der Algo­rithmus eine Abwei­chung der Daten fest­ge­stellt haben, beispiels­weise Straße und Strasse, hat sich die Proble­matik durch Nach­weis der VIES-Daten bei Amazon meist schon erle­digt. An dieser Stelle hat nämlich auch die Einheit­lich­keit von Daten ihre Grenzen. Das fran­zö­si­sche Finanzamt kann in diesem Beispiel nicht auf Straße regis­trieren, da in ihrem Voka­bular der Buch­stabe ß oder umgangs­sprach­lich auch SZ schlichtweg fehlt.

Habt ihr statt­dessen verpasst, eine Adress­än­de­rung oder ähnli­ches in euren Daten zu pflegen, sowohl in eurem Account als auch beim jewei­ligen Finanzamt, muss dies selbst­re­dend schnellst­mög­lich korri­giert werden. Wendet euch dafür an euren Dienst­leister, der die entspre­chende Ände­rung dann an die nötigen Finanz­ämter weiter­leitet. Die Kommu­ni­ka­tion mit Amazon obliegt auch in solchen Fällen weiterhin bei euch.

Ihr seid an dieser Stelle nicht zufrieden mit eurem bishe­rigen Dienst­leister? Dann findet heraus, warum bereits über 500 Seller tax.fish für die bessere Wahl bei ihrer steu­er­li­chen Regis­trie­rung und laufenden zuver­läs­sigen Umsatz­steu­er­erklä­rung halten. Bei einer Über­nahme über­prüfen wir im Rahmen unseres Stamm­da­ten­checks stan­dard­mäßig alle von euch hinter­legten Daten bei den Finanz­äm­tern und schauen auch, ob ihr richtig regis­triert seid. So gewähr­leisten wir, dass eine Daten-Einheit­lich­keit besteht und ihr eurem Geschäft sicher, rechts­kon­form und sorgen­frei nach­gehen könnt.

Zusam­men­fas­send geben wir euch folgendes mit auf den Weg: Haltet ihr Amazon-interne Richt­li­nien nicht ein, greift der Versand­riese hart durch und sperrt zügig euer Konto, um recht­lich selbst abge­si­chert zu sein. Geht mit Amazon in den Dialog und bringt in Erfah­rung, warum es zu einer Konto­sper­rung gekommen ist. Passierte dies aufgrund nicht einheit­li­cher Daten zwischen eurem Seller-Account und VIES, sorgt dafür, dass die Daten-Einheit­lich­keit schnell wieder­her­ge­stellt wird. Sobald das geschehen ist, gibt Amazon euren Account in der Regel wieder frei.

Achtung: Dieser Artikel ersetzt keine steu­er­liche oder recht­liche Bera­tung. Die darge­stellten Infor­ma­tionen können je nach indi­vi­du­eller Situa­tion abwei­chen. Bitte wendet euch bei konkreten Fragen an euren Steuer­berater oder Rechts­bei­stand.